Пенсия.PRO
Помогаем Вам попасть в лучшее будущее
В Европе услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуется уже более 86 % компаний, в США — более 92 %. Однако в России аутсорсингу доверяют в разы меньше: всего 15 % малого и 3 % среднего бизнеса. Мы составили топ самых страшных страхов предпринимателей и разбираемся: как можно сделать аутсорсинг не пугающим, а ценным и полезным.
Содержание
Руководители не до конца представляют, как построено общение в аутсорсинге, и боятся, что все будет неудобно и долго. Или, наоборот, уже был опыт работы с аутсорсингом, но неудачный: когда организация-исполнитель перебрасывала с одного специалиста на другого и приходилось много часов ждать ответа.
На практике специалисты грамотного аутсорсинга всегда обсуждают с клиентом вопрос коммуникации. Перед началом работы обязательно согласуйте рабочий процесс и порядок обмена документами. Часто аутсорсинговые компании действуют по принципу: клиент ставит задачу бухгалтеру, и специалист ее выполняет. Это значит, что вы должны помнить, когда вам сдавать отчеты и заранее присылать документы бухгалтеру.
«Если вы надеялись больше не думать о бухгалтерии, такое взаимодействие для вас станет неприятным сюрпризом. Поэтому обязательно уточните: как с вами будут работать. Мы, например, выделяем каждому клиенту личного бизнес-ассистента, который занимается сбором первички-дебиторки и сам ставит задачи бухгалтерам. Поэтому клиент может не беспокоиться о сроках и спокойно заниматься развитием бизнеса», — говорит руководитель «Первой Экспертной Бухгалтерии» Анастасия Южанина.
Руководителям, которые привыкли работать со штатным бухгалтером, бывает трудно перестроиться на удаленный формат работы аутсорсинга. К бухгалтеру в штате можно в любое время лично прийти, проверить работу, все обсудить, если что — отчитать. А как контролировать аутсорсинг?
Этот страх тоже ликвидируется с помощью переговоров на этапе заключения договора. Четко обозначьте обязанности и требования в контракте, определите лиц, ответственных за предоставление информации и решение проблем. Кроме того, на старте сотрудничества вы можете посетить офис, познакомиться — то есть выстроить отношения как со штатными сотрудниками.
«Если вам важно контролировать процесс работы, и вы хотите получать ежедневные отчеты о том, что сделано и что планируется, вы можете договориться о ежедневных или еженедельных созвонах с экспертом. Обговорите время для этих звонков. Например, мы работаем с клиентами по всей России в разных часовых поясах, поэтому некоторые эксперты общаются с клиентом поздно вечером — в этом нет проблемы, если такой график согласован».
Руководитель «Первой Экспертной Бухгалтерии» Анастасия Южанина.
Распространенный миф: аутсорсинг — это бездушный сервис, где все задачи выполняет программа, а с партнером общается автоответчик. Простые сервисы для отчетов так и работают. В реальности качественный аутсорсинг — это когда рутинные задачи выполняет робот, а сложные и нестандартные — специалист. Полностью автоматизировать учет, особенно такой объемный, как российский, пока еще никому не удалось.
Если компания-аутсорсер позиционирует себя как лучшую замену штатному бухгалтеру, то без общения со специалистом не обойтись. Уточните, можно ли вам напрямую общаться с бухгалтером и где — в мессенджерах или почте. Некоторые сервисы аутсорсинга переводят клиентов на чат-боты, а не каждый клиент готов общаться с роботом, особенно если вопрос требует экспертизы и опыта.
«Мы столкнулись с тем, что клиенты не всегда знают, как задать вопрос. Они понимают, что их что-то тревожит, но что именно — не могут сформулировать. В этом случае робот, даже продвинутый, не поможет. Сначала надо выяснить, что беспокоит клиента и почему, а потом уже давать рекомендации».
Руководитель «Первой Экспертной Бухгалтерии» Анастасия Южанина.
Стандартные услуги и типовые пакеты, которые никак не подстраиваются под задачи вашего бизнеса, могут оттолкнуть от желания передать бухгалтерию на аутсорсинг. Никто не хочет платить за то, что не нужно.
Эту проблему также можно решить на старте, уточнив у специалиста набор услуг конкретно под вашу деятельность. Некоторые аутсорсинговые компании предлагают гибкие тарифы, где стоимость месячного обслуживания определяется количеством проведенных операций. Но обычно стоимость зависит от нескольких факторов: формы собственности, системы налогообложения, оборота, количества операций и сотрудников. Вот пример калькулятора стоимости услуг.
Данные компании страшно передать «чужим людям»: вдруг данные окажутся в свободном доступе в интернете или их продадут конкурентам. Обычно эти страхи связаны с негативными отзывами на работу маленьких фирм, использующих двойную бухгалтерию и приходящих бухгалтеров, с которыми не всегда заключается договор.
«Свой бухгалтер — тоже не панацея от проблем с базой. Распространенная ситуация, с которой к нам приходит каждая вторая компания: бывший штатный бухгалтер не передала базу либо намеренно скрыла и не отдает. Мы, как аутсорсинг, по условиям договора просто не можем забрать базу или не отдать. База находится под юридической защитой и хранится на защищенном сервере».
Руководитель «Первой Экспертной Бухгалтерии» Анастасия Южанина.
Чтобы побороть страхи, выбирайте проверенные компании, которые уже зарекомендовали себя на рынке. Уточните, какие системы защиты информации у них есть. Перед началом работы пропишите в договоре условия конфиденциальности и ответственности за разглашение данных.
Бухгалтеры в аутсорсинге работают с большим количеством клиентов. Некоторые опасаются, что аутсорсерам может не хватать вовлеченности или внимания к деталям: «У меня таких как вы — 25 компаний!». Но это стереотип. Фактически многие аутсорсинговые компании выделяют специальную команду специалистов для работы с каждым клиентом, обеспечивая высокий уровень вовлеченности и персонализированное обслуживание.
Итак, основные страхи и проблемы с аутсорсингом решаются договоренностями, а также выбором надежной компании. На деле у аутсорсинга больше плюсов, чем минусов:
Мы используем файлы Cookies
При посещении сайта осуществляется обработка Cookies-файлов. Порядок и условия обработки, способ запрета такой обработки описаны в Политике конфиденциальности
