В условиях повсеместного кадрового голода самые разные российские компании часто рассматривают кандидатов на условиях релокации. Если потенциальный сотрудник ценен, ему предлагают расширенный социальный пакет, включая проживание за счет работодателя. Аналитики консалтингового агентства «Простые решения» объясняют читателям Финтолка, какие налоги и взносы нужно будет не забыть оплатить предприятию.

Уменьшение налоговой базы на прибыль

Аренда или компенсация расходов на жилье иногороднему сотруднику может быть дорогостоящим бенефитом, а значит, компания захочет отнести эти расходы на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Однако для того чтобы организация могла учесть в составе расходов эти издержки, нужно выполнить ряд условий:

• во-первых, предоставление жилья сотруднику должно быть прописано в условиях трудового договора,
• а во-вторых, сумма ренты в качестве компенсации в натуральной форме должна входить в состав заработной платы сотрудника.

Если эти условия не соблюдены, то позиция налоговой службы предельно ясна и отражена в письме № ВЕ-22-3/6 от 12.01.2009. Если компенсация аренды сотруднику идет в качестве прямой выплаты, то ее нельзя отнести к оплате трудовых функций и невозможно учесть в целях налогообложения прибыли.

Если условия соблюдены и компания вносит расходы в налогооблагаемую базу, то необходимо будет приложить подтверждающие документы: трудовой договор, который предусматривает оплату организацией проживания сотрудника, договор аренды и платежное поручение на перечисление арендной платы.

Особенности при разных налоговых режимах

Особенности при ОСНО

Доля заработной платы, выплачиваемая в натуральной форме, не может превышать 20 % от начисленной месячной заработной платы (статья 131 Трудового кодекса). Поэтому затраты организации на оплату арендованного жилья для сотрудника могут быть учтены в составе расходов на оплату труда в размере, не превышающем 20 % от начисленной месячной заработной платы этого сотрудника. С учетом премий и надбавок, если это предусмотрено трудовым договором.

Особенности при УСН

Согласно пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при расчете единого налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения, организации могут уменьшить полученные доходы на расходы на оплату труда. При этом расходы на оплату труда принимаются в порядке, предусмотренном статьей 255 Налогового кодекса, как и для расчета налога на прибыль организаций (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Исходя из этого, расходы организации, применяющей УСН, связанные с оплатой аренды жилья за сотрудника, являются частью заработной платы, выплачиваемой в натуральной форме. Которая учитывается при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, в размере, не превышающем 20 % от начисленной месячной заработной платы этого сотрудника, с учетом премий и надбавок и при условии, что это предусмотрено трудовым договором (письма Минфина РФ от 05.02.2016 № 03-11-06/2/5880, от 14.07.2017 № 03-11-06/2/45197, от 15.12.2015 № 03-11-06/2/73266).

НДФЛ и страховые взносы

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы, полученные сотрудником. Как в денежной, так и в натуральной форме. К доходам, полученным в натуральной форме, относится оплата организацией (полностью/частично) за сотрудника товаров (работ, услуг) или имущественных прав (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Следовательно, часть заработной платы, выплаченная сотруднику в натуральной форме путем оплаты за него стоимости аренды, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.

Организация, независимо от применяемой ею системы налогообложения, является налоговым агентом по налогу на доходы физлиц. Поэтому она обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ. Налоговой базой для расчета налога в данном случае является сумма арендной платы, уплачиваемая организацией за сотрудника. Ставка НДФЛ с дохода в натуральной форме применяется та же, что и к заработной плате в денежной форме.

Датой получения дохода в натуральной форме является дата оплаты арендодателю арендной платы (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). НДФЛ с заработной платы, выплачиваемой в натуральной форме, может быть удержан при фактической выплате сотруднику заработной платы в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ) (письма Минфина РФ от 23.01.2018 № 03-04-06/3201, от 12.01.2018 № 03-03-06/1/823, от 03.10.2017 № 03-04-06/64421).

Сумма арендной платы, уплачиваемая организацией за аренду жилья для сотрудника, обкладывается страховыми взносами в общеустановленном порядке, как выплата в рамках трудовых отношений.

Бухгалтерский учет

Согласно инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н, расходы на оплату труда, в том числе в натуральной форме, отражаются с использованием счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Перечисление арендной платы арендодателю отражается по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».