Бывает так, что организация дает заем ценному сотруднику. А позже, за определенные заслуги, этот долг может даже простить. Однако ошибочно полагать, что при подобном раскладе никто никому ничего не должен. Аналитики бухгалтерского консалтингового агентства «Простые решения» объяснили читателям Финтолка, какие риски для работодателя таят подобные широкие жесты.

Налог на доход

Любое предприятие вправе как ссудить определенную сумму сотруднику, так и простить заем частично либо полностью. Однако с той части суммы, что сотрудник не вернул компании, необходимо уплатить НДФЛ, так как невостребованная часть долга, по сути, стала доходом сотрудника. При этом важно помнить: эти деньги нельзя включать в расходы налоговой базы на прибыль. Если же сотрудник уволился, то ему необходимо будет подать декларацию о доходах.

Договоры займов между сотрудником и работодателем регламентируются 415 статьей Гражданского кодекса России. Там же прописан регламент взаиморасчетов. Так, при прощении долга сторонам необходимо оформить специальное соглашение о прощении долга.

Как правильно оформить документы

Согласно законодательству, подобное соглашение можно заключить даже устно, но эксперты рекомендуют все договоренности, касающиеся финансовых обязательств, фиксировать на бумаге. Кроме того, оформить прощение долга можно с помощью договора дарения.

Какие взносы и налоги нужно оплатить предприятию

Во-первых, предприятие должно удержать НДФЛ с той суммы, которую не вернул кредитор. Если работодатель принял решение не взыскивать с сотрудника часть долга, то фактически сотрудник получает дополнительный доход. Согласно п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 226 Налогового кодекса, а также п. 1 ст. 223 НК РФ дополнительные доходы, наряду с основным заработком, облагаются НДФЛ.

Об этом напомнил и Минфин в 2019 году, разъяснив в письме № 03-04-05/26432, что при определении базы, облагаемой НДФЛ, необходимо учитывать все вознаграждения сотрудника как в денежном виде, так и в форме, например, ценного подарка.

Важно помнить, что в случае оформления прощения займа через договор дарения 4 000 рублей из налогооблагаемой массы можно вычесть в качестве материальной помощи, которая не подлежит НДФЛ. С остальной же части НДФЛ удержать придется.

Страховые взносы в случае прощения долга

В отличие от НДФЛ, взносы в фонд социального страхования с суммы прощенного займа платить не нужно: выплаты рассчитываются исключительно из дохода, прописанного в трудовом договоре. Эти положения регламентирует статья 420 Налогового кодекса (пункты 1 и 4), а также закон № 125-ФЗ от 24 июля 1998 года.

Если кредитование на предприятии поставлено на широкую ногу, это может вызвать вопросы у налоговых инспекторов. Так, например, если в ходе проверки подобные факты всплывут, объяснить выдачу займов и прощение долгов бизнесу будет сложно.

Если по данным фактам последует, например, судебное разбирательство, то в случае проигрыша предприятию придется доначислять страховые взносы со всех прощенных сумм. А сделку с сотрудником вообще могут признать мнимой. Об этом Федеральная налоговая служба сообщала в письмах № БС-4-11/10449 и № БС-4-11/8019.

Правильно определить движение средств

А вот прощенный долг как расходы по налогу на прибыль списать не получится точно. Они не соответствуют критериям, указанным в статье 252 НК РФ, поскольку их невозможно документально обосновать.

В отчетах подобное движение денежных средств оптимально рассматривать в качестве безвозмездной передачи имущества. Так вы не уменьшите налогооблагаемую прибыль (статья 270 НК РФ, пункты 16 и 12).

В редких случаях предприятие может списать невыплаченный долг на расходы, однако при этом необходимо доказать экономическую обоснованность отказа от возврата суммы займа. Кстати, если ссуда была доходной в договоре и была прописана процентная ставка, то полученные проценты нужно указать в доходах компании.

Что делать с НДС

В случаях кредитования собственных сотрудников и последующего прощения долга НДС не начисляется.