Время — единственный невосполнимый ресурс в мире. Считается, что больше зарабатывает тот, кто больше успевает за 24 часа. Но почему-то одному человеку хватает рабочего дня на все, а у другого минуты утекают, как песок сквозь пальцы. Все дело в способности управлять временем. Финтолк рассказывает о семи важных принципах тайм-менеджмента.

Планируй заранее

Планирование — основной инструмент укротителя времени. У него несколько целей: во-первых, план помогает заранее понять, на чем стоит сконцентрироваться, во-вторых — освобождает ум от постоянных размышлений и перечислений задач про себя.

Выносите все на бумагу (экран), составляя план на день заранее, желательно с вечера. Не стоит перечислять 100500 пунктов — очевидно, что столько успеть за сутки невозможно. Оптимально — пять-семь задач в день.

Формулируй правильно

Правильно сформулированная задача — половина успеха. Банально, но факт. Каждый пункт вашего списка должен отвечать пяти требованиям.

Идеальная задача:

• конкретна (Specific);
• измерима (Measurable);
• достижима за отведенный срок (Attainable);
• действительно ведет к нужному результату (Relevant);
• ограничена по времени выполнения (Time-bound).

Этот принцип называют, соответственно, SMART.

Проанализируем пару пунктов из плана условного финансового консультанта Жоры К.

«Стать лучшим хомяком-финансовым консультантом в мире» — задача НЕконкретна, НЕизмерима, НЕдостижима за сегодня; НЕограничена по времени. НЕ подходит!

«Подать заявку на конкурс лучших хомяков-финансовых консультантов до 16:00» — задача конкретна, измерима, достижима, ведет к нужному результату, есть временное ограничение. Подходит!

Ешь лягушку на завтрак

Самое неприятное дело дня надо делать сразу. Брайан Трейси — знаменитый бизнес-тренер, который учит людей достигать успеха, — называет это «съесть лягушку на завтрак».

Понятно, что неприятное дело делать не хочется, и мы бессознательно откладываем его на потом, еще немножко на потом, а потом — раз! День закончился.

Что происходит в это время в мыслях и чувствах:

• вы весь день думаете о том, что надо сделать ЭТО;
• вы испытываете чувство вины от того, что ЭТО не сделано;
• если от ЭТОГО зависит дальнейший ход работы, то все буксует, падает продуктивность общего дела;
• самооценка понижается, потому что вы не можете справиться с ЭТИМ и подводите коллег (или себя самого).

Поэтому «ешьте лягушку на завтрак». Выполнив неприятное дело сразу, с утра, вы довольны собой и свободны от переживаний. Дело движется в бодром режиме, все счастливы кроме лягушки.

Фокусируйся на главном

Вы наверняка на собственном опыте знаете, что все успеть невозможно. К счастью, это не нужно. На самом деле успеть нужно главное, а остальное пусть делает кто-нибудь другой… или не делает никто.

Эдвард Рэй, писатель и консультант по вопросам тайм-менеджмента, сформулировал «Метод 4D». Если в вашем плане получилось слишком много задач, то надо распределить их по четырем категориям под словами:

• Do (сделать) — то, что требует немедленного выполнения;
• Delegate (делегировать) — то, что может с успехом выполнить помощник;
• Delete (удалить) — то, без чего можно обойтись;
• Delay (отложить) — несрочная задача или задача, для решения которой еще не все готово.

Больше всего вопросов обычно возникает с делегированием. Что именно можно доверить другому человеку? Ответ прост: то, что требует много времени и приносит не особо значимый результат.

Примеры:

Генеральная уборка кухни своими силами занимает четыре часа (с перекурами все шесть). За эту же работу наемная домработница возьмет 2000 рублей. За четыре часа вы обычно, допустим, способны сделать два проекта по 1000 рублей каждый, а за шесть часов с перекурами все три за 3000. Уборку кухни можете смело делегировать.

Нужно написать скрипт для сайта. Далекому от программирования человеку придется потратить на освоение этой темы не один день, каждый из которых влечет убытки из-за простоя основного дела. Специалист выполнит эту задачу за день и возьмет фиксированную сумму, которая меньше потенциальной упущенной выгоды.

Анализируй время

Куда уходит время? Если этот вопрос мучает всерьез, пора покончить со страданиями. В течение нескольких дней фиксируйте, на что и сколько времени вы тратите. Можно просто отмечать время начала каждого дела на листе бумаги, а можно использовать специальные мобильные приложения. В конце дня проанализируйте результаты. Скорее всего, они удивят.

Учись говорить «нет»

Отказывайтесь от лишних обязанностей, которые старательно навязывает руководство, «общественных нагрузок», бесед с болтливыми собеседником, нашедшим в твоем лице «свободные уши». Если делать все корректно, то никто не обидится, зато освободится куча времени.

Практикуйся, экспериментируй

Постоянно развивайте свое умение управлять временем. Осваивайте новые инструменты, пробуйте разные лайфхаки. Анализируйте, что действительно эффективно в конкретном случае, а что не особо работает. В итоге у вас в арсенале останутся только самые проверенные способы.

Время — совсем не безудержная стихия, которой невозможно управлять. Это ресурс, которым надо грамотно пользоваться, обращая его во благо себе и своим доходам.