Доделать отчет, провести совещание, внести правки в проект, отправить коммерческое предложение, записаться к врачу, забрать ребенка из садика/секции, не забыть зайти в магазин за продуктами, приготовить ужин и еще немного поработать вечером перед сном (дедлайны горят!). Такое обилие дел со временем приводит к стрессу и тревоге, выгоранию и даже депрессии. Возможно, настал момент замедлиться и пересмотреть свой подход к планированию? Финтолк опросил успешных руководителей + предпринимателей и собрал 10 приемов тайм-менеджмента для эффективной работы.

Принципы тайм-менеджмента

Под тайм-менеджментом понимают техники и методы управления временем, которые помогают планировать и экономить ресурсы. Чем больше из желаемого мы успеваем достичь за день, тем лучше себя ощущаем. Но когда дел становится слишком много, контроль теряется. От чувства собственной неэффективности начинаются переработки, но результативность только снижается — получается замкнутый круг.

Руководитель коммуникационного агентства MassEffect Agency Наталья Дыбина говорит, что часть ресурсов при аврале мы тратим как раз на беспокойство по поводу того, что дел слишком много: «Время отнимают переживания на тему того, что ничего не успеваешь и все горит. Огромное количество сил, которые можно было пустить на решение вопросов, съедается этим беспокойством».

Эксперт поделилась принципами, которые использует в своей работе:

• Остановиться. «Чтобы начать все успевать и спокойно входить в рабочий режим, стоит остановиться. Да, это звучит странно, но это первый шаг к тому, чтобы действительно начать успевать хоть что-то и не сходить с ума от гонки с самим собой».
• Не смотреть на других. «Всегда найдутся те, кто уже в начале недели сделал сто дел и начал покорять все горы мира одновременно. Если кто-то так может, это не значит, что так можете вы. И совершенно точно не значит, что именно вам подходит такой формат. Поэтому чтение советов о том, как сделать 100 дел, будет, скорее, раздражать, чем мотивировать».

Давайте откровенно: если вы не сделаете 100 дел именно сегодня, то, скорее всего, никто не умрет. Более того, велика вероятность, что никто даже не заметит, что вы еще не в рабочем ритме. Поберегите себя.

• Вывести эмоции за рамки. «Зачем вы делаете то или иное действие именно сегодня? Оно точно нужно именно сегодня? Или же это внутренняя белка в колесе говорит, что надо бежать быстрее? Если ответа на вопрос нет, то это признак работы ради работы. Если нет сил, значит, стоит делать только то, что действительно необходимо. Иначе есть риск отправиться на больничный».
• Отпустить контроль. «Понять, что чем больше контроля, тем меньше контроля. Попытка контролировать сразу все и успеть сразу везде приведет только к потере того самого контроля хоть над чем-то. Успеть сделать все дела на год вперед за один день и сохранить здоровую психику невозможно».

Лучшие приемы тайм-менеджмента

Матрица Эйзенхауэра

Классический инструмент тайм-менеджмента, который помогает расставить приоритеты. Матрицу, считается, создал президент США Дуайт Эйзенхауэр еще в середине ХХ века. По Эйзенхауэру, все задачи делятся в зависимости от срочности и важности:

Наталья Дыбина, руководитель коммуникационного агентства MassEffect Agency:

— Я бы советовала смотреть на два квадрата: Важное/Срочное и Неважное/Несрочное. То, что действительно важно, — это то, что мы делаем даже в режиме энергосбережения. То, на что объективно есть силы. Неважное и несрочное — это то, что, будем честны, вообще не нужно делать. С полной ответственностью дела, которые в этом квадрате, можете удалять и забыть о них.

Другие эксперты Финтолка оказались не столь категоричны по отношению к неважным и несрочным делам.

«Несрочные и неважные задачи — это убийцы времени, но их тоже нужно научиться использовать, — говорит совладелец бизнеса по продажам на маркетплейсах Юрий Ялов. — Они помогают переключиться, перезагрузиться и расслабиться. Мозг отдыхает, и продуктивность повышается. Люди, которые смотрят короткие части сериала периодически, более продуктивны, так как короткие перерывы позволяют отдохнуть, а еще заставляют стремиться быстрее закончить работу, чтобы посмотреть следующую серию».

Александр Згода, генеральный директор центра образовательных технологий Advance:

— Матрица говорит, что все неважное и несрочное делать не надо. Но это не так. В категории неважное и несрочное находится все, что приносит удовольствие или просто позволяет сменить обстановку. Волевым решением менять распорядок по этой системе неэффективно, а вот самостоятельно или с психологом проработать жизненные приоритеты очень полезно.

Принцип обезьянки

Этот принцип близок к матрице Эйзенхауэра и будет особенно полезен руководителям, которых сотрудники заваливают вопросами и все новыми проблемами. Описывается принцип так:

Юрий Ялов, преподаватель Synergy Academy, совладелец бизнеса по продажам на маркетплейсах Top-Seller, Wildberries и Ozon:

— Распределяя свои задачи, смотрите, что не так важно, но срочно, и перенаправляйте их на других людей. Чужие задачи как обезьянки. Когда вас просят подержать чужую обезьянку пять минут, на вашем плече она может испортить прическу, украсть аксессуар или съесть вашу еду, то есть принести лишние проблемы. Поэтому не берите чужих обезьянок и раздавайте своих. Делайте, что важно, а остальное распределяйте по сотрудникам.

Планировать не только сами дела, но и время на их выполнение

Эксперты советуют записывать задачи на день и указывать, в течение какого промежутка времени каждую нужно выполнить. Четкий план перед глазами даст ясную картину того, как лучше распределить время. Когда мы пишем что-то от руки, мозг лучше запоминает информацию.

«Недостаточно просто запланировать свой день, записав в список 10 дел, — считает Александр Згода. — Важно рядом с каждой задачей указать четкие сроки, за которые она должна быть выполнена. Например, с 9:00 до 11:00 — написание чернового варианта статьи, с 10:15 до 12:00 — подготовка презентации, с 12:45 до 13:00 — летучка. Так вы сможете держать ритм и будете знать, что лучше не задерживаться на обеде, потому что в ровно в 14:00 вас ждет важная задача».

Александр Высоцкий, основатель Visotsky Consulting:

— У нас 40 рабочих часов в неделю. Но многие люди, нереалистично оценивая свое время, добавляют гораздо больше задач, нежели могут выполнить. Потому разочаровываются в тайм-менеджменте. Нужно вырабатывать навык и реалистично оценивать время, которое понадобится на выполнение той или иной задачи. Я всегда планирую рабочих задач не больше, чем на 35 часов в неделю — ведь появляются еще задачи вне плана.

Юрий Ялов советует читателям Финтолка подход Getting Things Done (в переводе с англ. — «Доведение дел до завершения»), описанный в книгах консультанта Дэвида Аллена.

1. В начале нужно выписать все задачи на внешний источник: блокнот, ноутбук, заметки, Trello, чтобы они не хранились только в голове.
2. Затем отсортировать полученную информацию и найти для каждой из задач свой временной слот в течение дня. Например, ответы на почту после завтрака или во время завтрака.
3. Можно также совмещать дела. Например, мне нужно позвонить пяти людям и съездить на две встречи, пока я еду в машине на встречи, а это около двух часов времени, я делаю созвоны.

«Я слушаю аудиокниги, пока готовлю завтрак, а пока завтракаю, смотрю обучающие курсы. Это помогает повысить продуктивность. Однако автор принципа борется с многозадачностью. Он говорит, что для одной задачи нужен один временной слот. Поэтому действуйте в зависимости от ситуации, типа задачи, ее сложности и времени на ее выполнение», — поделился совладелец бизнеса по продажам на маркетплейсах.

Декомпозиция

Большие и амбициозные цели могут пугать: как подступиться, с какой стороны зайти — непонятно. Но все становится проще и нагляднее, если разделить большую задачу на несколько маленьких с понятным результатом на каждом этапе.

Александр Згода, генеральный директор центра образовательных технологий Advance:

— Проект может казаться просто нереализуемым из-за его объема. И вот уже прокрастинация начинает шептать, что можно отложить задачу на завтра, отчего желания работать становится все меньше. Не поддавайтесь на провокацию! Расслабьтесь и спокойно постарайтесь разделить эту задачу на подзадачи. Так, чтобы можно было легко выполнять получившиеся пункты. Даже если вы не скоро закончите с проектом, поощряйте себя за выполненные пункты. Нашли поставщиков оборудования, связались с нужными людьми, договорились с арендаторами — прекрасно! Если замечать промежуточные успехи, они станут положительным якорем, который позволит дольше удерживать свое внимание на задаче.

Планировать не только рабочие дела, но и личные

«Многие люди ограничиваются планированием рабочих задач. Но знаю по себе: если я не поставлю в план время на семью, хобби, даже приемы пищи — все это пропущу, — признается Александр Высоцкий. — Работа стремится отнять все наше время: кажется, что важнее ничего быть не может. Но не стоит тратить всю жизнь только на нее».

Эксперт советует ставить не только рабочие, но и эмоциональные цели: если вы, наряду с реализацией бизнес-стратегии, хотите свозить семью в путешествие — это будет вас вдохновлять еще больше.

Принцип «помидора»

Привычка работать по таймеру поможет предотвратить выгорание и с меньшим беспокойством приниматься за сложные задачи, да и в целом даст понимание цены времени. Одна из таких методик — Pomodoro, придуманная Франческо Чирилло. Помидором называется отрезок времени длиной в 25 минут, в течение которого вы полностью фокусируетесь на задаче, а потом отдыхаете.

«Выделяете 20-30 минут на выполнение одного задания и делаете только его, не отвлекаясь. Это может быть любая деятельность, главное, заниматься исключительно ею. Затем нужно сделать перерыв на 5-15 минут, — советует совладелец бизнеса по продажам на маркетплейсах Юрий Ялов. — Потом снова продолжить выполнять еще одно кратковременное задание. Так вы собираете эти продуктивные интервалы как помидорки. Если удалось собрать семь-восемь — это хороший результат. Вы увидите, как ваша продуктивность вырастет в разы».

Съесть лягушку

Самые сложные и трудозатратные задачи есть соблазн отодвигать до бесконечности, занимая себя мелочами и ругая, что та самая задача все еще не выполнена. Например, откладывать до вечера звонок неприятному клиенту. Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать лягушку каждое утро — то есть делать самую тяжелую задачу как можно раньше. После нее остальные трудности покажутся мелкими, и вы легко с ними справитесь.

Александр Згода не согласен с тренером и предлагает оставить поедание лягушек гурманам: «Начинать день с неприятных дел — верный путь к неврозу. День нужно хотеть прожить, поэтому лучше стартовать с приятного утреннего ритуала».

Вы можете попробовать оба варианта старта нового рабочего дня и выбрать тот, который подходит именно вам.

Разбор запасов

Энергию из людей тянут и старые планы, которые, возможно, уже перестали быть актуальными. Часто можно встретить советы избавиться от хлама в квартире, чтобы перестать тратить время на постоянную уборку и поиск вещей в окружающем бардаке. Этот совет актуален и для ненужных проектов.

«Сколько у вас на потом непрочитанных писем, сохраненных ссылок, отложенных статей? Если вы за год накопили их достаточно и ни разу не добрались, чтобы почитать, — удаляйте. Не смогли добраться, значит, уже не доберетесь — потому что не надо. А раз не надо, то зачем хранить хлам? Освободите место пусть даже в браузере, будет чувство освобождения от старого, и сразу станет легче», — советует Наталья Дыбина.

Эксперимент

Мозг легко обмануть, если внедрять новые привычки постепенно, а не сразу.

«Мозг любит игры. Если решить одним днем и навсегда: сразу утром разбирать всю почту, больше не листать соцсети на работе, приезжать на 20 минут раньше — мозг будет выть от ужаса, потому что разум цепляется за привычное. И в один присест принятое решение что-то делать или не делать поднимет весь возможный внутренний саботаж», — говорит руководитель коммуникационного агентства Наталья Дыбина.

Мозг будет спокоен, если ему предложить игру «А давай одну неделю или месяц делать иначе». Мол, только на месяц — а дальше все вернется. Внутренний саботажник молчит, ему интересно принять участие в предложенной игре. И это прекрасный шанс произвести перемены в рабочем распорядке и посмотреть, что будет, уверяет эксперт Финтолка. Если результат понравится — можно внедрять на постоянной основе. Не понравится — значит не понравится.

Развитие внимания

Генеральный директор центра образовательных технологий Advance Александр Згода замечает, что после долгой работы внимание рассеивается: начинаешь отвлекаться на соцсети, на разговоры коллег или на менее важные дела.

«Чтобы научиться долго фокусироваться на делах, рекомендую заниматься спортом или медитацией, а также тренировать внимание с помощью мнемотехник. Каждый человек справляется с задачами по-разному: кому-то важно выполнять все дела как можно быстрее, кто-то предпочитает равномерно распределять время и не спешить, а кто-то и вовсе любит завтракать лягушками. Важно подобрать действенный прием тайм-менеджмента лично для себя, чтобы действительно повысить эффективность».

Приемов тайм-менеджмента много, и постоянно появляются новые рекомендации — каждый может найти на свой вкус один или несколько подходящих именно ему. Но все-таки это не панацея от выгорания, важно отдыхать. Гуляйте, занимайтесь хобби, проводите время с друзьями и с семьей. Это помогает перезагрузиться, восстановиться и увеличить эффективность.