Если вы предприниматель и сами рулите своим бизнесом, то хорошо понимаете: одно неверное решение может привести к краху. Специалист по быстрому обучению управлению финансами Павел Головин рассказал Финтолку, какие типичные ошибки совершают бизнесмены и как организовать финансовый учет по уму.

Павел Головин — предприниматель, ведущий проекта «Финансы и маркетинг для предпринимателя», автор краткого толкового курса по финансам для предпринимателя.

Содержание:

• «Финансовый учет — язык бизнеса»
• Три самых страшных ошибки предпринимателя в финансах
• Три отчета, которые покажут финансовое состояние компании

«Финансовый учет — язык бизнеса»

— Зачем предпринимателю разбираться в финансах? Разве этим не должен заниматься бухгалтер или нанятый финансовый директор?

— Одна моя знакомая как-то сказала: «Деньги бизнеса никому не будут роднее, чем предпринимателю». И я с ней полностью согласен. 

Большое заблуждение — считать, что финансовый учет нужен бухгалтеру, чтобы отчитываться перед государством. На самом деле это язык бизнеса. Известный инвестор Уоррен Баффет назвал финансовый учет величайшим изобретением капитализма, так как он помогает оценить ситуацию в любой компании без необходимости вникать в особенности рынка или конкретного бизнеса.

Приведу простой пример: положите несколько купюр в кошелек, несколько дней расплачивайтесь, а потом подумайте, сколько денег у вас осталось. Почти наверняка окажется, что вы потратили больше, чем предполагали. Так же и финансы бизнеса требуют постоянного контроля. 

При этом предпринимателю не нужно вникать во все сложности и тонкости финансового учета. Достаточно понять всего несколько простых концепций. 

Три самых страшных ошибки предпринимателя в финансах

— Вы много работаете с российскими предпринимателями. Как оцениваете их знания в области финансов?

— Пока предприниматель не потеряет миллион или два, он обычно считает, что все ерунда. Получается слишком дорогое знание. Хотя основные моменты можно понять быстро.

Перечислю распространенные ошибки.

1. Смешивать деньги бизнеса и личные

Многие предприниматели думают, что если бизнес принадлежит им, то и его деньги тоже. Особенно часто так мыслят ИП, которым нет необходимости вести строгий бухгалтерский учет и придерживаться кассовой дисциплины. Вроде бы компания прибыльная, а денег постоянно не хватает. Тут из кассы взял на новый автомобиль, там — на подарок. Понемногу набегает, а в конце оказывается, что и денег-то нет. Важно понимать, сколько средств из бизнеса можно забрать без ущерба для его работоспособности.

Выход: Учитывайте все свои вложения в бизнес и изъятия из бизнеса. А в бизнесе внедрите финансовый учет.

2. Под финансовым учетом понимать только учет денег

Предприниматели — люди конкретные. Деньги получил — есть доход, а не получил — и считать нечего. Потратил — это расходы, а если нет, то и расходов нет. Мы склонны фокусироваться на том, что видим, а остальное часто упускаем из внимания. Но не все поступления связаны с доходами, а платежи — с расходами. 

Например, предприниматель закупил товар на склад и начал продавать. Деньги, потраченные на закупку товара, еще не стали расходом для бизнеса. Расходом они станут, когда товар будет продан и отдан покупателю. Если покупатель, как в магазине, оплачивает покупку сразу, то выручка от продажи и есть доход. Если же покупатель вносил предоплату, то с момента погашения долга перед покупателем эта сумма тоже считается доходом.

Если покупатель получил товар или услугу на условиях отсрочки платежа, то сумма возникшего долга считается доходом.

Еще одно распространенное заблуждение: считать аванс и предоплату клиентов доходом. Например, предприниматель, занимающийся разработкой сайтов, получил аванс. Нельзя считать, что он заработал эти деньги, пока не выполнил работу и не сдал заказчику. 

Выход: Поставить систему финансового учета, оценивать ситуацию по отчету о деньгах и отчету о прибыли (доходах и расходах).

3. Не рассчитывать финансовую модель и точку безубыточности

Бывает такое, что предпринимателю кажется: идея его бизнеса хорошая и дело прибыльное. Но простой расчет на калькуляторе показывает, что это не так. 

Мой приятель вместе с еще двумя друзьями начал бизнес по нанесению рисунков на зеркала. Клиентами выступили производители шкафов. Один из друзей предоставил помещение, второй собрал станок, третий взял на себя управление. Они пахали по десять часов в сутки и ждали, что вот-вот раскрутятся. Друг попросил моего совета. Я спросил: «Сколько у вас получают дворники и какое количество заказов нужно, чтобы вы выплачивали себе зарплату, равную зарплате дворника?». Он назвал цифры. Тогда я спросил: «Если вы будете работать каждый день, вам хватит времени выполнить такой объем заказов?» Он ответил, что нет. Рисунок наносится на зеркало быстро, но подготовка оборудования занимает много времени, они этого не учли. Тогда я спросил: «А в принципе заказов в самый лучший месяц достаточно, чтобы выплатить зарплату вам как дворникам?» Он ответил, что нет. Их бизнес изначально был убыточным. При этом друзей ввело в заблуждение то, что они ранее оптом закупили зеркала. Получая и тратя деньги, они забывали, что с каждым заказом еще и расходуют зеркала. Им было не видно, что предприятие просто проедает деньги. 

Или другой пример этой ошибки: снизить цены, чтобы увеличить продажи и зарабатывать на обороте, при этом не рассчитывая, сколько нужно продавать, чтобы выйти хотя бы в ноль. 

Выход: Рассчитывайте, при каком объеме продаж бизнес выйдет в ноль. Иногда привлекательная бизнес-идея после расчета уже таковой не кажется. 

Эти три ошибки, пожалуй, самые распространенные. Но ошибок предпринимателей в финансах гораздо больше. 

— Так ошибаются только начинающие предприниматели? Или собственники больших компаний тоже подвержены подобным заблуждениям?

— Даже в относительно больших фирмах руководители часто говорят: «Я не человек цифр, это не мое». А в малом бизнесе почти все предприниматели совершают подобные ошибки. 

Три отчета, которые покажут финансовое состояние компании

— Какие документы должен изучать предприниматель, чтобы знать о финансовой ситуации в своем бизнесе все?

— Главные финансовые документы для предпринимателя:

1. Баланс — самый универсальный отчет, показывает остатки на определенную дату.
2. Отчет о движении денег дает полное представление об обеспеченности компании денежными средствами.
3. Отчет о прибылях и убытках рассказывает о финансовых результатах деятельности компании.

Это основные отчеты, которые могут дополняться другими документами в зависимости от потребностей управления. 

— Пандемия и пришедший за ней кризис осложнили ситуацию в большинстве компаний. Какие дополнительные риски вы видите?

— Большинство бизнесов разоряются, потому что попадают в так называемый кассовый разрыв — ситуацию, когда надо платить зарплаты, аренду, а денег в наличии нет. Средства могут быть в долгах, товарах на складе, но не на счетах.

Два минимальных правила выживания бизнеса — безубыточность и платежеспособность. Простой способ управления платежеспособностью — это скользящее планирование денег. То есть надо расписывать на 12 недель вперед ожидаемые поступления и выплаты, а затем корректировать каждую неделю.

Есть заблуждение, что финансы являются темой сложной и требующей много времени на обучение. На самом деле не так. Достаточно уделить этому всего несколько часов и получить ясность в контроле за своими финансами. Именно для занятых бизнесменов я разработал Краткий толковый курс «Финансы для предпринимателя».

Специально для читателей Финтолка действует 50 % скидка по промокоду FINTOLK50. Вы также можете получить первый урок курса бесплатно, где узнаете о четырех видах денег в финансовом учете и главном правиле полноты учета.