У компании, сотрудничающей с самозанятым, может возникнуть ситуация, когда необходимо сделать какую-то работу в другом городе. Может ли заказчик в этом случае, не нарушая закон, отправить плательщика налога на профессиональный доход (НПД) в командировку? Читателям Финтолка объясняют эксперты платформы для самозанятых Наниматель.

Можно ли самозанятого отправить в командировку

Командировка – это явный признак трудовых отношений. А сотрудничество с самозанятыми допускается на основании договоров гражданско-правового характера, которые отличаются от трудовых. Самозанятый исполнитель не может рассчитывать на оплату больничных, отпусков и социальных пособий. Он не обязан соблюдать распорядок дня компании-заказчика и иметь рабочее место. Ресурсами для работы самозанятый также должен обеспечивать себя сам.

То есть, между самозанятым и работодателем нет трудовых отношений. Исходя из этого, получается, что оплачивать самозанятому переезд в другой город, проживание, питание и что-либо, способное потребоваться для выполнения работы, по закону заказчик не может. То есть, сама возможность командировать самозанятого куда-либо исключается.

Самозанятые, которые могут быть отправлены в командировку

Тем не менее отдельные плательщики НПД могут выезжать в командировки. Такое возможно, если они совмещают деятельность в качестве самозанятого с работой по трудовому соглашению, и самозанятость не связана с деятельностью в штате организации. Днем, к примеру, человек трудится в компании в качестве бухгалтера, а в свободное от работы время вяжет и продает шарфы-варежки. В таком варианте человек является самозанятым, а в служебную командировку едет как штатный сотрудник.

Ответственность компаний за маскировку трудовых отношений

Компаниям не стоит прикрывать трудовые отношения гражданско-правовыми договорами. Оплата проезда и проживания характеризуют отношения работодателя и исполнителя как трудовые. Федеральная налоговая служба очень тщательно отслеживает такие факты. Компаниям, работающим с внештатными сотрудниками, в числе которых могут быть самозанятые, присваиваются риск-баллы. Для этого создана специальная скоринговая программа, анализирующая периодичность и источники выплат, связи самозанятых, их клиентов и бывших работодателей.

Если в результате анализа обнаружились признаки нарушений, то ФНС начинает проверку. Компании предстоит доказать обратное. Если не получится убедить налоговую службу, то, скорее всего, будет назначен штраф за несоблюдение условий сотрудничества с самозанятыми и доначисление по всем взносам + НДФЛ. Плюс компании придется заплатить пени за просрочку.

Как без риска отправить самозанятого в командировку

В процессе выполнения услуг по гражданско-правовому договору может возникнуть необходимость поездки исполнителя куда-либо.

Согласно официальной позиции, оплата организацией расходов физического лица, связанного с поездкой по заключенному гражданско-правовому договору (стоимости проезда и проживания и других расходов) трактуются как увеличение суммы вознаграждения по гражданско-правовому договору. Соответственно, указанные суммы включаются у физического лица в облагаемый налогом доход.

По факту, самозанятый — это тот же самый подрядчик, который все расходы вносит в конечную стоимость работ. Плательщик НПД, соглашаясь на исполнение услуги, которая предполагает выезд и проживание, должен просто включить все расходы в стоимость заказа. Договор заключается на итоговую сумму.

Физические лица, зарегистрированные в качестве самозанятых, являются плательщиками НПД. Их налогооблагаемый доход определяется со всей суммы вознаграждения, полученной от заказчиков, без уменьшения на произведенные самозанятыми расходы. В процессе работы у такого человека могут возникнуть траты, которые не были предусмотрены. В этом случае заключается допсоглашение, в котором прописывается уже новая цена услуги.

Составить акт

При сотрудничестве с самозанятыми акт о выполненных работах не является обязательным. Но компаниям лучше его составлять. В случае проверок той же ФНС он будет доказательством: сделка проведена в правовом поле. Для проверяющих органов документ должен быть понятен, поэтому нужно очень подробно описать суть услуги, ее название, внести сведения о выполненных работах, их объемах и стоимости.

Потребовать чек у самозанятого

Сделка будет считаться завершенной, когда от самозанятого получен чек. Заказчику необходимо проверить все данные и корректность суммы. Но не стоит рассчитывать на ответственность исполнителя. Может сработать тот самый «человеческий фактор», и самозанятый просто забудет о своей обязанности после исполнения услуги сформировать и передать заказчику чек.

Поэтому лучше перестраховаться и пункт о предоставлении документа подробно прописать в договоре. Например, со следующей формулировкой:

«Исполнитель обязуется предоставить чек заказчику в течение двух дней после получения оплаты. Все убытки, понесенные заказчиком из-за невыполнения данного условия, исполнитель обязуется возместить».

Резюмируем. Самозанятых, можно посылать в командировки, но при условии, что все расходы по проезду и проживанию они возьмут на себя. Налогооблагаемый доход будет определяться со всей суммы вознаграждения, полученной от заказчика, без уменьшения на понесенные расходы.