Как правильно вести электронную трудовую книжку

Право, а не обязанность

Электронный документооборот в трудовой деятельности для сотрудников — дело выбора. Те, кто за прогресс, могут перейти на цифровые документы. Кто не доверяет умным системам (и, возможно, не безосновательно), имеет полное право продолжать работать по бумажной трудовой.

Новый вариант хранения данных о трудовом стаже работает с 2020 года. Те работники, которые написали заявление, перешли на электронный вариант. Если заявлений о переходе не было, то вести трудовую книжку нужно по-прежнему, в бумажном виде. При этом специалист имеет право в любое время перейти на электронный документ. А вот в начале трудового пути, увы, выбора уже не будет. С 2022 года всем, кто трудоустраивается впервые, оформляют исключительно электронные трудовые книжки (ЭТК).

Что точно нужно знать

В ЭТК содержатся все данные работника. Его фамилия, имя и отчество, дата рождения, номер СНИЛС, место работы и должность, а также основания всех кадровых перемещений (прием, увольнение, смена должности и так далее).

При приеме сотрудника, у которого уже есть электронная трудовая, необходимо запросить подтверждение стажа (эту справку выдают при увольнении по форме СТД-Р, согласно требованиям абзаца 3 части 1 статьи 65 Трудового кодекса). Но эти данные будут касаться только последнего места работы, подтвердить весь свой трудовой путь можно через Пенсионный фонд, там обязаны выдать справку по форме СТД-ПФР. Оформить справку можно через портал «Госуслуги».

Кстати, можно попросить предоставить бумажную трудовую, которую, несмотря на электронный документооборот, мы все-таки рекомендуем сохранить.

Далее оформляется отчет СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица) и направляется в Пенсионный фонд (точнее, с 1 января 2023 года, в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации по форме СТД-СФР). Сделать это нужно не позднее дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу. Далее, ежемесячно, до 15 числа, необходимо направлять все изменения в штатном расписании в форме отчета СЗВ-ТД. С 2023 года этот срок сместился на 25 число каждого месяца. А подавать форму в бумажном виде смогут только предприятия с численностью до десяти человек. Все остальные — только электронно.

Какие данные считаются более достоверными

Если в цифровой трудовой и в трудовой бумажной разнятся данные, что примут за достоверный источник? Скорее всего, придется с каждым конкретным случаем разбираться индивидуально и подтверждать данные через запросы бывшим работодателям.

Плюсы и минусы электронных трудовых

Процедура оформления нового сотрудника заметно упрощается. Электронная трудовая более удобна при приеме на работу по совместительству или удаленно. Кроме того, можно не бояться утери трудовой или ее порчи: проверить достоверность данных в ЭТП можно в любой момент через портал «Госуслуги». Единая форма отчетности поможет избежать технических ошибок при оформлении. Однако в ЭТП не учитываются награды и прочие заслуги сотрудника, нет данных об образовании до начала трудового стажа, а также присутствует риск утечки персональных данных из системы. Кроме того, если работодатель не внесет данные в базу, то стаж работы на этом предприятии доказать будет невозможно.

Кстати, о нерадивых работодателях

Если работодатель не передаст сведения в Пенсионный фонд при трудоустройстве гражданина с электронной трудовой книжкой, то данный период работы не будет учтен в трудовой стаж.

Кроме того, за непредоставление СЗВ-ТД в срок или сдачу отчета с ошибками предусмотрен административный штраф (до 500 рублей, согласно статье 15.33.2 КоАП). Причем ответственность несет не организация, а должностное лицо.

Но прогресс не остановить. Рано или поздно учиться работать с электронными трудовыми, цифровыми страховыми полисами и даже паспортами придется всем. Внедрение информационных технологий во все сферы жизни продолжается.